 Dok.Kodu YÖN.TL.01 BELGELERİN SAKLANMASI VE Yürürlüğe Gir. Tar. Temmuz 2015 ARŞİVLENMESİ TALİMATIRevizyon No 00 Revizyon Tarihi Sayfa No /1
1. AMAÇ
Bu talimatın amacı; Kuruluşumuzdaki tüm belgelerin, kayıtların nasıl arşivleneceği konusunun tanımlanmasıdır.
2. UYGULAMA ALANI(KAPSAM)
SÜ Diş Hekimliği Fakültesi bünyesinde kullanılan tüm belge ve kayıtları kapsar.
3. SORUMLULUKLAR
Bu talimatın uygulamasından tüm birim sorumluları sorumludur.
4. TANIMLAR
5. UYGULAMA
Fakültemiz, bir arşiv bölümüne sahip değildir. Bu nedenle ilgili dokümanlar ilgili birimde aşağıdaki esaslar çerçevesinde saklanacaktır.
5.1.Belge ve kayıtların saklanacağı yer seçilirken; su, deprem, yangın gibi afetlere karşı dayanıklı ve korunmuş alanlar olmasına dikkat edilecektir.
5.2.Evrak ve dokümanların rutubet ve diğer kötü hava etkenlerinden etkilenmemesine dikkat gösterilecektir.
5.3.Eğer ilgili birimde yer bulunamıyor ise veya yer kalmamış ise en eski tarihli dokümandan başlanarak ilgili belgeler bir tutanak ile Fakülte Sekreterliğine teslim edilecektir. Tutanakta teslim edilen belgelerin kısa adı, miktarı ve tarih aralığı belirtilecektir.
5.4.Dijital kayıtlar “Bilgi İşlem Çalışma Talimatı’nda belirtildiği şekliyle saklanacaktır.
5.5.Evraklar, 3473 Sayılı Kanunda ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te belirtilen süre kadar saklanması gerektiğinden bu mevzuatta belirtilen belgelerin saklanması ve korunması esastır.
Hazırlayan
|
Kontrol Eden
Kal. Yön. Direkt.
|
Onaylayan
Dekan
|
|
|
|
|
